KIF Logo

Referat fra Generalforsamlingen i Kalundborg IF, Atletik og Motion d. 28. marts 2017

1. Valg af dirigent

Per Østerby blev valgt og konstaterede at mødet var indkaldt rettidigt.

2. Valg af stemmetællere

Gretha Andersen og Poul Anker Nielsen blev valgt.

3. Formandens beretning

Så er endnu et år gået, i vores klub og der er sket rigtig mange ting i det forgangne år. Vores klub har været repræsenteret ved rigtig mange løb, så vi har fået luftet klubbluserne rundt omkring i landet, bl.a. på Sejerø Etape Bornholm og CPH halvmaraton, og i smukke omgivelser på Kastellet og Langelinie. I løbet af sommeren skiftede vores gymnastik navn til Indoor- og Outdoor fitness. Der er stadig stor opbakning til dette arrangement mandag og torsdage. Af kendte løb som vi plejer at afholde kan nævnes Røsnæsløbet, hvor vi dog I år har ændret på distancerne. Desuden kan nævnes Møllebakken rundt, Site-Ka og Diabetesløbet, som vi afholder for NovoNordisk. Symbiosisløbet fik ny start og mål på Lerchenborg, det var en god beslutning. Klovneløbet løb af stablen i juni mdr., med et brag af en succes. Det var et samarbejde med Soroptimisterne i Kalundborg. Røsnæs Cannonball Duathlon blev afholdt 2 gange sidste år og også dette var et brag af en succes, så det bliver gentaget i år. Dette var også et samarbejde, denne gang med k-tri. Margueritløbet afholdt vi på foranledning af DGI og Politiken, trods dårligt vejr mødte der mange op, desværre afholder vi det ikke i år, da det falder sammen med Symbiosisløbet. Vi samarbejdede med 5-tårn om sundhedsløbet, et rigtig godt forløb. Julemærkemarchen var vi også involveret i, sammen med Gitte Nordbo Keller som står for den. I januar i år har vi startet gåholdet op igen, og det går godt -ha ha ☺. Vi besluttede i bestyrelsen, at vi ville prøve at formidle vores arbejde ud til jer medlemmer, via et nyhedsbrev. Som er blevet taget godt imod. Vi har også investeret i nyt klubtøj, da der var stor efterspørgsels efter dette. Vi har haft en flok veteranatleter i Holbæk, til masters øst. Vi har også i årets løb afholdt et par løb og brunch, lørdag formiddag som noget nyt. Måske bliver det taget op igen, i løbet af forår, sommer. Vi har haft fællestræning med gæstetræner Ole Harbæk, en bragende succes igen. Ved prisoverrækkelsen på Kulturnatten i Kalundborg fik 2 af vore medlemmer overrakt en hædersgave for 1.pladsen i kort cross, det var Bodil Timm og Mette Bruun. Et af vores fællesarrangementer var en bustur til Cph-halv- maraton, dejlig hyggelig tur. Poul Anker opnåede at få en broncemedalje med hjem. Vi var heldige at modtage 4000kr fra Gyproc, de er øremærket til Møllebakkeløbet. Ligeledes har vi fra folke- oplysningsudvalget modtaget penge til håndvægte, til træning i hallen. Vi har haft rigtig mange gode sociale arrangementer, fødselsdagsfest, madpakkeløb, julefrokost og foredrag med Marianne Hüche. Bestyrelsen er i gang med et kursus i foreningsudvikling, der fortsætter ind i 2017. Vi arbejder på at få skabt nogle underudvalg, så det ikke er bestyrelsen, der står med alt arbejdet. Det første udvalg er allerede på banen, nemlig Stadionudvalget, de er godt i gang. Desuden arbejdes der på at få et festudvalg. Efter mange års snakken frem og tilbage, besluttede vi, at vi ville have en ny hjemmeside, den er bare blevet så flot, håber i alle har været på den og syntes den er brugbar. Vi har også lavet en ny facebookside, så vi kan blive mere synlig; da den gamle facebookgruppe er internt og kun for medlemmer af gruppen. På siden når vi ud til rigtig mange løbere, vi kan annoncere på den, og sparer derved rigtig mange penge på flyers og annoncering. Dorthe røg ud i meget arbejde privat og ønskede derfor at forlade bestyrelsen i utide, Gitte kom ind. Stor tak til Dorthe for hendes arbejde i bestyrelsen. Men klubben kunne jo ikke eksistere, hvis I ikke alle gjorde en indsats, med alle de mange opgaver der er i klubben, så som kagebagning og hjælp til løb og fester. En stor tak skal også lyde til alle instruktører, som gør at den daglige træning kan lade sig gøre. Jeg kan også nævne at Rita har meldt sig som køkkendame, dejligt. En stor tak skal de 2 damer, Annie og Rita derfor også have. Helge skal selvfølgelig også nævnes både som materielforvalter og ruteopmærker, tak for din indsats. Sidst men ikke mindst skal bestyrelsen have stor tak for indsatsen i året der er gået. Tak til de afgående bestyrelsesmedlemmer Kurt, John, Daniel og Marianne. Der blev stillet en række spørgsmål efter beretningen bl.a.: Hvad koster den nye hjemmeside og hvilke krav er der stillet til det firma, der har lavet den? Formanden Klaus Jørgen svarede at han ville sende sp. videre til Gitte Davidsen, der har haft ansvaret for opgaven. Der blev også spurgt om hvorfor man har skiftet hjemmeside for 4. gang siden 2010. Formanden svarede at det skyldtes at den tidligere side var ”person-ejet” og at de havde en del ulemper – (personen kunne lukke hjemmesiden helt ned, hvis vi blev uvenner – forklarede John O. Madsen, der har været én af webmasterne). Nu er den ”forenings-ejet”, hvilket bestyrelsen finder mere korrekt. Nogle ytrede en vis utilfredshed med den nye hjemmeside, som de finder svær at finde rundt i. Formanden forklarede at den stadig er under opbygning og er ved at blive redigeret – hvilket tager meget lang tid. Der blev spurgt om hvem der har lavet den og Mette Gildberg svarede: Visue! Der blev også spurgt ind til Facebooksiderne bl.a. om hvad man må lægge derind. Mette G. svarede at på Fb.-gruppen og Fb.-siden, må man gerne lægge personlige billeder fra løb o.l.- der finder sted i klubregi. Kurt Rasmussen svarede: man må dog aldrig lægge billeder af børn og nærbilleder af folk ind uden deres tilladelse. Bestyrelsen blev opfordret til at angive meget tydeligt hvad de 2 fb.-sider hedder og hvad de må bruges til – f.eks. på hjemmesiden. Gretha klagede over at folk, der ikke er på Facebook udelukkes fra mange informationer og at hun og mange andre mener, at det er hjemmesiden, der er vores primære kommunikationskanal.

4. Regnskab

Da kassereren Gitte Davidsen desværre måtte melde afbud til mødet gennemgik Mette Gildberg årets regnskab punkt for punkt (se bilag med regnskabet). Der blev stillet en række spørgsmål bl.a. om bogføringen af klubtøjet som et lager. Efter flere indlæg fra bogføringskyndige blev det konstateret, at det er helt ok iflg. gældende praksis. Det blev foreslået, at medlemmerne betaler mere, for at deltage i div. fællesaktiviteter, så vi ikke fremover kommer ud med et underskud. Der blev spurgt ind til, om klubben giver et tilskud til klubtøjet og det korte svar er: Ja. Kurt Rasmussen uddybede med, at det skyldes, at vi gerne vil have, at så mange som muligt bruger klubtøj, når de/vi er ude til div. løb, så der bliver reklameret. Der blev også spurgt om, hvorfor der var købt så meget og svaret, at det er pga. rabatterne og at vi er nødt til at have mange forskellige størrelser i huset. Priserne på div. dele kan ses på hjemmesiden og der er også billeder af nogle af dem. Der blev opfordret kraftigt til at gøre reklame for klubben ved at bruge klubtøjet. Der blev også talt om udgifter til trænere og instruktører i de senere år. Den tidligere kasserer (Dorthe Jensen) svarede, at der ikke var udbetalt honorarer til trænerne i 14, 15 og 16 – kun fitness-instruktørerne havde fået honorarer. Der blev efterspurgt et budget for 2017 – Mette Gildberg svarede, at det ikke var lavet, da vi ville afvente, om der er stemning for en kontingentforhøjelse. Medlemstallet blev debatteret – Anette Larsen nævnte, at man må påregne at ca. 10% falder fra om året, så hvis man vil bevare medlemstallet, skal man hele tiden være på jagt. Der blev spurgt ind til, hvad ”man” gør for at indkradse kontingenter og John O. Madsen fortalte, at man bl.a. har chekket fitness-deltagerne én gang i denne sæson. Gitte Davidsen har desuden udsendt remindere til personer, der var medlem i sidste sæson. Det blev pointeret, at det især er de nye medlemmer vi skal sørge for at holde fast i. Der blev spurgt, om der er planer om at indføre en slags abonnementsordning, hvor man skal gøre en aktiv handling for at melde sig ud. Det blev bekræftet. Et medlem foreslog, at man så til sept. 2017 kan opkræve kontingent for 5 kvartaler på én gang.

5. Fastsættelse af kontingent

MG læste kassererens begrundelser op ang. forhøjelse af kontingentet: Der er øgede udgifter til Conventus, Dankort, leje af tidtagningsudstyr, hentning /aflevering af tidtagningsudstyr, trænerhonorarer, fødselsdagsfest, sommerfest, gæstetrænere, fitness-instruktører, frugt og saft. Da vi næsten ikke har nogle børn i klubben er det kommunale tilskud desuden begrænset. Flere medlemmer nævnte, at det var et ekstremt billigt kontingent og at det ikke vil gøre noget, hvis det bliver sat op. Nogle få syntes, at det var en stor procentuel stigning, der er foreslået. Det blev nævnt, at der fra næste sæson også indføres en frugtordning for fitnessholdene – dog kun 3 gange i vintersæsonen (ved start, jul og afslutning), men hver gang i sommerhalvåret. Der var lidt utilfredshed med de nye torsdagstider for Indoor fitness – der blev svaret, at det er kommunen, der prioriterer børn og unge over vores hold, men at vi vil kæmpe for at få den gamle tid tilbage. Det blev foreslået, at vi kunne bruge Rynkevangsskolens hal om torsdagen. Afstemning om bestyrelsens forslag til en kontingentforhøjelse: a. Personligt medlemskab forhøjes fra 325 kr til 400 kr b. Familiemedlemsskab forhøjes til 700 kr fra 550 kr c. Børn under 18 år – uændret kontingent på 225 kr.

Afstemning: 47 stemte for, 3 stemte imod og 4 stemte ikke. Forslaget blev vedtaget.

6. Indkomne forslag

a. Ved henvendelse i AL Bank, i forbindelse med at Gitte skulle overtage kassererposten efter Dorthe, blev det meddelt fra banken, at man havde strammet op på reglerne omkring foreninger. Der havde været nogle kedelige sager, hvor banken havde tabt en del penge. Man kunne desværre ikke længere udlevere et Dankort/hævekort til vores konto, da der i Kalundborg IF’s vedtægter står, at det er formand og kasserer der tegner foreningen. Dette kræver derfor en vedtægtsændring. AL Bank henviste til deres foreningshåndbog på deres hjemmeside, hvori de har beskrevet flere forskellige formuleringer, der ville kunne bruges af os til ændring af vores vedtægter. Derfor beder vi generalforsamlingen, om at vedtage bestyrelsens forslag, som beskrevet i bilag B. Så vi igen kan få fuld råderet over foreningens konto i det daglige arbejde. Anette Larsen havde indgivet et alternativt forslag, der blev fremlagt og diskuteret. Den tidligere kasserer Dorthe Jensen forklarede, at det er nødvendigt for kassereren, at have et Dankort og at have mulighed for at disponere over foreningens formue og midler via elektroniske bankprodukter, hvis det daglige arbejde skal kunne udføres uden for meget tidsspilde – og at det i øvrigt havde været ulovligt at disponere på den måde, som hun gjorde under den gamle vedtægt. Mette G. forklarede, at bestyrelsen måtte bruge egne dankort til div. udlæg med den nuværende ordning. Der blev spurgt om kassereren, så kunne hæve penge til sig selv, hvis vi vedtager forslaget. John O. svarede at det kunne hun, men at det jo er ulovligt og en strafbar handling, som ville blive overdraget til politiet. Der var lidt mere diskussion inden afstemningen.

Forslag til et supplement til §9 (eller en ny §10): §9. Regnskab: Foreningens regnskab følger kalenderåret. Bestyrelsen skal på generalforsamlingen aflægge regnskab for det foregående år samt status pr. 31. dec. til godkendelse med revisorens påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdning. Foreningen tegnes af formand og kasserer. Bestyrelsen hæfter ikke personligt for foreningens midler.

Bestyrelsen er bemyndiget til:

– At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab, at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender.

– At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til alene eller i fællesskab, at kunne disponere over foreningens midler via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom.

– At meddele prokura

Afstemning om bestyrelsens forslag vedr. vedtægtsændring: 37 stemte for forslaget, 9 stemte nej, 6 var blanke. Forslaget blev vedtaget.

b. Forslag til ændring af kontingentsæsonen, der hidtil har gået fra d. 1. sept. til d.31.aug. – Hardy Hemmingsen har foreslået, at det ændres til 1. januar – 31. dec. Bestyrelsen har drøftet dette i det forgangne år. Dog uden, at træffe en beslutning. Da Hardy nu fremkommer med dette forslag, anbefaler bestyrelsen, at generalforsamlingen stemmer ja. Vi er fuldt ud klar over, at den nuværende kontingentperiode stammer fra tidligere, da man havde flere sæsoner i foreningen. De er nu væk, da man både kan gå og løbe, og gå til fitness året rundt. I januar hvert år skal vi indberette medlemstal pr. 31.12. til Kalundborg Kommune. De tal er afgørende for hvad der bliver udbetalt i tilskud. Som det har været hidtil, skal der betales kontingent i slutningen af året. Dette betyder, at de medlemmer, der melder sig ud eller ikke betaler deres kontingent efter den 1.9. bliver slettet i vores medlemskartotek inden indberetningen, også selvom de har været aktive i løbet af året indtil 1.9. De bliver således ikke registreret hos kommunen. Med hensyn til hvad der er økonomi til i foreningen, kunne det også være ønskeligt, at kontingent indbetalingen følger regnskabsåret. Vi vil derfor være bedre i stand til at vide hvad der er økonomisk muligt for os i det kommende år. De medlemmer der ikke længere ønsker at være med og dem der bare ikke betaler, bliver så først udmeldt/slettet i det næste regnskabsår. Rent praktisk kunne det løses ved, at man opkræver kontingent for resten af 2017 pr. 1.9. 2017. Og igen opkræver for hele 2018 pr. 01.01. De nye medlemmer der melder sig ind i løbet af året, kunne så blive afkrævet kontingent pr. kvartal. Denne praksis har ikke været i brug tidligere.

Afstemning om Hardys forslag vedr. kontingentperioden: 40 stemte for ud af 54 tilstedeværende. Forslaget blev vedtaget. Den praktiske udmøntning af de vedtagne forslag beslutter bestyrelsen.

7. Valg til bestyrelsen

a. Kassereren Gitte Davidsen blev genvalgt (for 2 år)

b. Der skulle vælges 3 nye bestyrelsesmedlemmer og det blev hhv.: Kristina Püschel, Per Østerby og Mona Madsen – (alle for 2 år)

c. Der skulle vælges 2 suppleanter og det blev hhv.: Anette Larsen og Lisbeth Brobæk Kjær – (begge for 1 år)

d. Der skulle vælges en revisor og en revisorsuppleant og det blev hhv.: Ingelise Steendal Hansen og Bodil Riise – (begge for 1 år)

8. Evt

Kurt Rasmussen takkede for samarbejdet i de sidste 2 år og donerede vingaven, som sponsorgave til et af løbene.

Ref. MB

X